Что такое «Кристалл»
Система рациональной организации труда «Кристалл» представляет собой вариант японской системы 5S. Система «Кристалл» является одной из систем качества НПО «Мир» и призвана сократить потери рабочего времени, связанные с нерациональной организацией рабочего места и процесса труда работника.
Система 5S доказала свою эффективность. В течение более 50 лет она широко используется на японских предприятиях, а в последние годы – во многих промышленно развитых и развивающихся странах.
Один из идеологов 5S - Каору Исикава, всемирно известный теоретик менеджмента качества. В частности, ему принадлежит идея о создании в начале 1960-х годов знаменитых кружков качества. Первой систему 5S у себя внедрила японская компания Nippondenso (с 1996 года корпорация Denso), входившая в то время в 150 крупнейших компаний мира. Пример поставщика автомобильных компонентов оказался заразительным: успешный опыт начали перенимать другие японские фирмы.
В основу системы положено 5 принципов:
1. «Удаление ненужного» (удаление лишних предметов на рабочих местах и территории).
2. «Рациональное размещение предметов» (рациональное размещение и наглядное обозначение предметов).
3. «Уборка, проверка, устранение неисправностей» (уборка территории, чистка и проверка оборудования, устранения неисправностей).
4. «Стандартизация правил» (выработка и стандартизация правил, соблюдение технологических требований).
5. «Дисциплинированность и ответственность» (слаженная работа коллектива, высокая дисциплинированность и ответственность персонала).
Система 5S проста, логична и хорошо структурирована. Эта система позволяет практически без капитальных затрат не только повышать производительность труда, сокращать потери, снижать уровень брака и травматизма, но и создавать необходимые стартовые условия для реализации сложных и дорогостоящих проектов, обеспечивая высокую эффективность за счет изменения особого отношения сотрудников к своим действиям и выполняемым обязанностям.
Система рациональной организации труда «Кристалл» представляет собой вариант японской системы 5S. Система «Кристалл» является одной из систем качества НПО «МИР» и призвана сократить потери рабочего времени, связанные с нерациональной организацией рабочего места и процесса труда работника.
Система 5S доказала свою эффективность. В течение более 50 лет она широко используется на японских предприятиях, а в последние годы – во многих промышленно развитых и развивающихся странах.
Один из идеологов 5S - Каору Исикава, всемирно известный теоретик менеджмента качества. В частности, ему принадлежит идея о создании в начале 1960-х годов знаменитых кружков качества. Первой систему 5S у себя внедрила японская компания Nippondenso (с 1996 года корпорация Denso), входившая в то время в 150 крупнейших компаний мира. Пример поставщика автомобильных компонентов оказался заразительным: успешный опыт начали перенимать другие японские фирмы.
В основу системы положено 5 принципов:
1. «Удаление ненужного»
(удаление лишних предметов на рабочих местах и территории).
2. «Рациональное размещение предметов»
(рациональное размещение и наглядное обозначение предметов).
3. «Уборка, проверка, устранение неисправностей»
(уборка территории, чистка и проверка оборудования, устранения неисправностей).
4. «Стандартизация правил»
(выработка и стандартизация правил, соблюдение технологических требований).
5. «Дисциплинированность и ответственность»
(слаженная работа коллектива, высокая дисциплинированность и ответственность персонала).
Система 5S проста, логична и хорошо структурирована. Эта система позволяет практически без капитальных затрат не только повышать производительность труда, сокращать потери, снижать уровень брака и травматизма, но и создавать необходимые стартовые условия для реализации сложных и дорогостоящих проектов, обеспечивая высокую эффективность за счет изменения особого отношения сотрудников к своим действиям и выполняемым обязанностям.
Как мы внедряли «Кристалл»
Внедрение системы 5S проходило при непосредственной поддержке Высшего руководства НПО «МИР». Была поставлена цель: повысить организационную культуру, сформировать более ответственное отношение к требованиям охраны труда. Иноязычное название 5S было решено сменить на благозвучное «Кристалл». Кристалл - многогранный, чистый красивый камень, имеющий идеальную структуру, отличающийся блеском, прозрачностью, твердой структурой. Мы решили, что данное определение как нельзя лучше отражает идею нашей будущей системы.
В начале 2004 г. мы начинали внедрять систему «Кристалл», по существу ничего не зная об отработанных в мировой практике методах внедрения. Литературы, переведенной на русский язык, тогда еще не было. Книга «Упорядочение» В.Е. Растимешина и Т.М. Куприяновой появилась позднее в 2005 г., когда мы внедряли 3-й этап. Появление этой книги, безусловно, облегчило процесс дальнейшего внедрения системы «Кристалл».
Прежде чем приступить к внедрению системы был проведен обучающий семинар с начальниками подразделений, начальники в свою очередь ознакомили своих сотрудников.
Была создана комиссия по системе «Кристалл». В обязанности членов комиссии вменили не только проведение проверок по выполнению требований, но и проведение разъяснительных бесед в подразделениях. Этот порядок сохранился до сих пор. В настоящее время проверки подразделений по системе «Кристалл» проводятся 2 раза в месяц, что позволяет поддерживать систему в работоспособном состоянии.
Внедрение проходило в 5 этапов. По каждому этапу составлялся план мероприятий, необходимых для реализации. Каждый этап внедрения решал свои задачи.
На 1-ом этапе «Удаление ненужного» за каждым сотрудником были закреплены сферы ответственности и все предметы были классифицированы по степени нужности.
Все «нужные» документы были систематизированы по темам и размещены в папках, папки были подписаны в едином стиле, составлен перечень документов, хранящихся в подразделениях.
Так было:
Так стало:
На 2-ом этапе «Рациональное размещение предметов» была обеспечена быстрота и безопасность доступа к ним, визуализация способа хранения и состояния предметов, легкость перемещения и эстетичность среды.
В подразделениях, не имеющих бытовых помещений, сотрудникам было разрешено иметь места для хранения личных вещей: места личного пользования (ящички в тумбочках). Места личного пользования были отмечены специальным знаком.
С целью поддержания отношения доброжелательности и доверия между сотрудниками предприятия и администрацией, разрешалось не предъявлять места личного пользования для досмотра комиссии «Кристалл». Ответственность за соблюдение порядка в ящиках личного пользования легла на самих сотрудников и руководителей подразделений.
Было установлено, что места личного пользования могут проверяться комиссией «Кристалл» в исключительных случаях, выборочно, с целью контроля соблюдения порядка. Проверка может производиться только в присутствии хозяина тумбочки и руководителя подразделения.
При проведении проверок возникла сложность оценки подразделений из-за неоднородности видов деятельности. Для справедливой оценки все подразделения были разделены на три группы по сходству видов деятельности:
- подразделения, в которых сотрудники основную часть времени работают за компьютером;
- подразделения, в которых сотрудники работают за компьютерами и с документацией;
- подразделения, в которых сотрудники используют различные виды работ и используют нестандартные приспособления, инструменты, приборы, материалы.
К каждой группе были разработаны критерии проведения проверок.Введено Золотое правило дисциплины, закрепляющее ответственность каждого сотрудника за результат своей работы и за результат работы коллектива, организована единая структура файлов в ПК сотрудников (так называемое «дерево папок»). В итоге, в 2006 г., по истечении 2-х лет с момента старта, мы получили работающую систему, вносящую по оценкам наших специалистов 16-процентный вклад в улучшение качества продукции.
Знак для обозначения мест личного пользования:
В рамках внедрения 4-го и 5-го этапов («Стандартизация правил», «Дисциплинированность и ответственность») было проведено закрепление результатов, полученных в ходе первых двух этапов, а также была проведена работа по организации единой структуры файлов в ПК сотрудников (так называемое «дерево папок»). Введено Золотое правило дисциплины, закрепляющее ответственность каждого сотрудника за результат своей работы и за результат работы коллектива.
В итоге, в 2006 г., по истечении 2 лет с момента старта, мы получили работающую систему, вносящую по оценкам наших специалистов 16-процентный вклад в улучшение качества продукции. В настоящее время 2 раза в месяц комиссиями проводятся проверки подразделений по системе «Кристалл», что позволяет поддерживать систему в работоспособном состоянии.
На предприятии ведется сбор «Новинок»: эффективных решений, найденных сотрудниками НПО «МИР» в ходе работы системы «Кристалл».
Подводные камни
При внедрении системы «Кристалл» возникало много сложностей. Основной проблемой, и это отмечают все, кто занимался внедрением подобной системы на предприятиях, является человеческий фактор.
Поставив сотруднику задачу, навести порядок на рабочем месте и поддерживать его изо дня в день, мы столкнулись с огромным сопротивлением, т.к. каждый считал, что у него на рабочем месте идеальный порядок и ничего менять не нужно.
Изменение отношения сотрудников к порядку на рабочем месте оказалось самой серьезной трудностью, которую мы преодолели. Планировалось внедрить систему к 1 августа 2005 г., однако на изменение сознания людей, привычек потребовалось больше времени, что повлияло на окончательные сроки. Внедрение системы «Кристалл» в НПО «МИР» завершено в январе 2006 г.
Мотивация сотрудников
Для смягчения и устранения сопротивления, с персоналом предприятия, с начальниками подразделений был проведен большой объем работ по разъяснению и консультированию, что принесло положительный эффект. Теперь, когда система «Кристалл» уже внедрена, позиция у сотрудников изменилась: они недоумевают, как можно было раньше обходиться без соблюдения предложенных требований, ведь они так естественны и удобны.
Создана система мотивации сотрудников к соблюдению принципов системы «Кристалл». Каждый квартал проводится подведение итогов и награждение лучших подразделений и сотрудников за лучшие рабочие места.
Опираясь на удачный опыт группы компаний «Статус» г. Тюмень, мы внедрили у себя сбор «Новинок»: эффективных решений, найденных сотрудниками НПО «МИР» в ходе работы системы «Кристалл».
Регулярно выпускаются стенгазеты, на которых наглядно отображаются результаты внедрения системы «Кристалл».
Результаты внедрения системы «Кристалл»
Итоги внедрения системы «Кристалл» признаны безусловно положительными:
- изменилось сознание сотрудников в сторону улучшения культуры производства;
- увеличилась производительность труда, благодаря порядку на рабочих местах;
- вопросы повышения производительности решаются более творчески, заметно усилился рационализаторский подход.
ИТОГИ:
1. Любой документ может быть найден за 30 сек.
(это был один из немногих применяемых количественных критериев оценки порядка на рабочем месте)
Правильное распределение документации по темам, оформление реестра, позволяющее предотвратить ошибки при возврате документов на место.
2. Исключение потерь документов благодаря наличию ответственных за порядок в шкафах с документацией общего пользования.
3. Сохранность электронной информации и повышение скорости поиска электронных документов благодаря организации единой структуры хранения информации в ПК каждого подразделения с учетом специфики работы.
Единая структура хранения позволяет:
- исключить потери времени на поиск необходимой информации в случае отсутствия сотрудника по различным причинам (командировки, отпуск, болезнь и пр.);
- избежать ситуации, при которой только один человек знает, где и что находится (искусственно созданная проблема незаменимых сотрудников);
4. Достижение взаимозаменяемости сотрудников благодаря документально зафиксированным универсальным правилам хранения информации.
5. Поддержание высокого уровня дисциплины.
Введение Золотого правила дисциплины закрепило и конкретизировало понимание сотрудниками своих обязанностей, ответственность за их выполнение, ответственности каждого сотрудника за результаты своего труда.
6. Эстетика офиса и производства
7. Сокращение аварийных простоев благодаря обслуживанию сотрудниками своих рабочих мест
8. Сокращение количества брака и переделок.
В целях постоянного улучшения качества выпускаемой продукции на предприятии используются новейшие технологии металлообработки - станок лазерной резки металла с программным управлением.
9. Снижение себестоимости продукции в результате действия всех вышеуказанных факторов.
Так было: Так стало:
Выработка у персонала правильных привычек, закрепление навыков соблюдения правил приводит к тому, что люди работают как команда:
- четко;
- слаженно;
- синхронно;
Персонал выполняют одну задачу для достижения общей цели, все настроены на положительный результат.
В настоящее время мы полностью утвердились во мнении, что без системы «Кристалл», остальные системы качества не смогли бы дать такой значительный рост качества продукции и услуг предприятия.
